Privacy

Privacyverklaring UBO-register trusts

Deze privacyverklaring is van toepassing op verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van het UBO-register trusts en soortgelijke juridische constructies: hierna “UBO-register trusts”.

Verwerking van persoonsgegevens

Het ministerie van Financiën, het ministerie van Justitie en Veiligheid en de Kamer van Koophandel (KVK) hechten veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring informeren wij u daarom over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan in het kader van het UBO-register trusts.

Wij verwerken persoonsgegevens bij het UBO-register trusts omdat dit noodzakelijk is om te voldoen aan de Implementatiewet registratie uiteindelijk belanghebbenden van trusts en soortgelijke juridische constructies (Implementatiewet) en het Implementatiebesluit registratie uiteindelijk belanghebbenden van trusts en soortgelijke juridische constructies (Implementatiebesluit). Dit vloeit voort uit artikel 31 van de Europese vierde anti-witwasrichtlijn. De grondslag voor de verwerking bestaat uit het voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust en het vervullen van een taak van algemeen belang die aan ons is opgedragen.

Wij zijn op grond van de wet gerechtigd het identiteitsbewijs en het BSN te verwerken (artikel 5 lid 3 sub b en sub c en lid 4 sub a en artikel 8 lid 2 Implementatiewet).

De minister van Financiën is verwerkingsverantwoordelijke voor het registratieproces van het UBO-register trusts. Hieronder vallen de volgende processen:

het aanmaken van een account;
het registreren, muteren (aanpassen) en afschermen van persoonsgegevens;
het verwerken van persoonsgegevens in verband met de opheffing van een trust; en
het behandelen van bezwaar- en beroepsprocedures met betrekking tot deze handelingen.

De KVK treedt bij deze processen op als verwerker en neemt in mandaat besluiten over de registratie en afscherming.

Daarnaast zijn de minister van Financiën, de minister van Justitie en Veiligheid en de KVK gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk voor het beheerproces van het UBO-register trusts. Onder dit proces valt:

het toekennen van een uniek kenmerk aan een trust;
het verschaffen van toegang tot het UBO-register trusts voor eenieder;
het verstrekken van informatie aan UBO’s, FIU-Nederland en bij wet aangewezen bevoegde autoriteiten;
het archiveren en opschonen van gegevens in het UBO-register trusts conform de wettelijke eisen en bewaarplichten; en
het opstellen van rapportages op verzoek van daartoe bevoegde autoriteiten.

Wij hebben afspraken gemaakt over de manier waarop we verzoeken en klachten afhandelen over de verwerking van persoonsgegevens. Mocht u een vraag hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, dan verzoeken wij u contact op te nemen via het centrale contactpunt zoals beschreven onderaan deze privacyverklaring. Als u met één van ons direct contact opneemt, zullen wij ervoor zorgen dat dit wordt doorgestuurd naar de partij die wij (onderling) hebben aangewezen als de partij die het verzoek afhandelt.

Het besluit tot registratie in het UBO-register trusts vindt plaats op basis van geautomatiseerde verwerking. Deze geautomatiseerde besluitvorming is gerechtvaardigd op grond van artikel 40 lid 1 van de Uitvoeringswet Algemene Verordening Persoonsgegevens (UAVG) en artikel 22 lid 4 jo. artikel 9 lid 2 punt g) AVG. Er wordt automatisch gecontroleerd of persoonsgegevens overeenkomen met gegevens in de Beheervoorziening BSN. Ook wordt aangeleverde documentatie gecontroleerd op echtheid. Hierbij wordt opgemerkt dat er waarborgen zijn ten aanzien van de automatische besluitvorming. Ten eerste staan er bezwaar- en beroepsprocedures open tegen het registratiebesluit. Daarnaast kan op grond van artikel 10 van de Implementatiewet een verzoek tot afscherming van gegevens gedaan worden.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

In het UBO-register trusts worden de volgende persoonsgegevens over een UBO geregistreerd: naam, geboortedag, geboortemaand, geboortejaar, geboorteplaats, geboorteland, woonstaat, nationaliteit, BSN of ander persoonsidentificatienummer, aard en omvang van het economische belang, woonadres, e-mailadres, afschriften van documenten op grond waaruit de gegevens zijn geverifieerd (o.a. kopie ID-bewijs). Ook kan de naam en het doel van de trust soms een persoonsgegeven zijn.

Als iemand inzage verzoekt in de gegevens van het UBO-register trusts, worden de gegevens bewaard die bij de identificatie van deze persoon zijn gebruikt (waaronder het BSN).

Bij toegang tot het UBO-register trusts door raadplegers, behandelaars, bezwaaradviescommissie en handhavers worden (persoons)gegevens over de inlogactiviteit en het IP-adres verwerkt. In de zaaksamenvattingen en logbestanden die worden gemaakt in het kader van het UBO-register trusts staan eveneens persoonsgegevens (naam, datum en tijdstip van de activiteit en het IP-adres).

Aan wie verstrekken wij de persoonsgegevens?

De uitvoering van de wettelijke taken en plichten brengt met zich mee dat persoonsgegevens worden gedeeld met andere organisaties. Dit zal altijd plaatsvinden in overeenstemming met de privacyverklaring en met de toepasselijke wet- en regelgeving.

Afgeschermde persoonsgegevens kunnen verstrekt worden aan de FIU-Nederland en (andere) bij wet bepaalde bevoegde autoriteiten. De bevoegde autoriteiten zijn opgenomen in artikel 6 van het Implementatiebesluit.

DICTU, Logius, DataB en Keesing zijn ingeschakeld als (sub-)verwerkers bij het UBO-register trusts. Met al deze partijen zijn de vereiste verwerkingsovereenkomsten gesloten.

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie.

Hoe lang bewaren wij de persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt. Bij het vaststellen van onze bewaartermijnen houden wij met het volgende rekening:

omvang, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens;
het potentiële risico op schade als gevolg van ongeoorloofd gebruik of ongeoorloofde verstrekking van uw persoonsgegevens;
de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken;
de mogelijkheden om deze doeleinden op een andere manier te realiseren;
de geldende wettelijke voorschriften, waaronder de Implementatiewet, het Implementatiebesluit en de Archiefwet.

Wij hanteren in ieder geval de volgende bewaartermijnen:

de gegevens over een trust (o.a. naam en doel) en de naam, geboortemaand, geboortejaar, woonstaat, nationaliteit en de aard en omvang van het gehouden economische belang van een UBO blijven maximaal vijf jaar nadat de gronden voor de registratie van die gegevens en bescheiden hebben opgehouden te bestaan, toegankelijk via het (openbare deel) van het register (artikel 5 lid 1 Implementatiebesluit);
alle (geregistreerde) gegevens van een trust en een UBO blijven maximaal tien jaar nadat de gronden voor de registratie van die gegevens en bescheiden hebben opgehouden te bestaan, toegankelijk voor de FIU-Nederland en de bevoegde autoriteiten (artikel 5 lid 2 Implementatiebesluit);
de identificatiegegevens van een verzoeker (iemand die inzage wenst) worden maximaal vijf jaar bewaard (artikel 7 Implementatiebesluit).

Hoe worden de persoonsgegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik en onrechtmatige of ongeautoriseerd gebruik. Zo hanteren wij een toegangs- en beveiligingsbeleid en hebben alleen geautoriseerde medewerkers toegang tot persoonsgegevens en alleen wanneer dat nodig is voor de uitvoering van hun taken.

Voor de beveiliging van het UBO-register trusts is een beveiligingsprotocol opgesteld dat voldoet aan het door de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) vereiste beschermingsniveau.

Welke rechten heb je ten aanzien van jouw persoonsgegevens?

De AVG kent de volgende rechten aan een betrokkene toe: recht van inzage, recht op rectificatie, recht op gegevenswissing, recht op beperking van de verwerking en het recht van bezwaar tegen de verwerking.

Als u een beroep wilt doen op uw rechten als betrokkene op grond van de AVG, kunt u een verzoek indienen via het centrale contactpunt onderaan deze pagina. Wij zullen u dan binnen een maand van een reactie voorzien.

Let op: de gegevens in het UBO-register trusts zijn uitgezonderd van deze rechten. Voor het recht op gegevenswissing geldt dat dit niet van toepassing is omdat de gegevens verwerkt moeten worden om te voldoen aan een wettelijke plicht.

Een verzoek tot afscherming kan door de trustee worden gedaan bij registratie of, na de registratie, door in te loggen in het trustregister (via wijzigen gegevens). De trustee kan daarnaast door in te loggen zien welke gegevens over de UBO’s van de trust geregistreerd zijn en kunnen de gegevens worden aangepast. De trustee is zelf verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat de gegevens toereikend, actueel en accuraat zijn. Daarnaast kunt u uw gegevens inzien via de brief/brieven die u als UBO ontvangt bij een registratie en iedere wijziging van uw gegevens in het UBO-register trusts.

Als u een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan kunt u bij ons een klacht indienen door contact op te nemen via het centrale contactpunt onderaan deze pagina. Het is ook mogelijk om een melding te doen bij de toezichthoudende autoriteit, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Centraal contactpunt

Om contact met ons op te nemen over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, verzoeken wij u om via het contactformulier contact met ons op te nemen.

Als u met één van ons afzonderlijk contact wilt opnemen, kunt u de contactgegevens op de volgende pagina’s gebruiken:

Aanpassingen aan de privacyverklaring

Wij hebben deze privacyverklaring opgesteld op basis van de huidige stand van zaken. Wij monitoren constant relevante wet- en regelgeving, op grond waarvan wij de verklaring aanpassen, indien nodig.

Laatste wijziging in deze verklaring is op 31 oktober 2022 verricht.

Deze privacyverklaring is ook als PDF te downloaden.